Si vous avez une activité commerciale ou un business et que vous utilisez word et excel pour facturer et gérer votre stock, vous devriez vraiment songer à opter pour une solution spécialisée
Utiliser word et excel est une solution simple et économique, c’est la première solution à qui on pense au début de l’activité, c’est des logiciels familliers et disponible en général avec touts les PC, mais ça peux se compliquer rapidement
Les 11 raisons pour ne pas utiliser word et excel pour gérer votre activité commerciale et utiliser plutôt une solution adéquate telle que yorp
1- La numérotation: la facturation suit une numérotation séquentielle en continue sur une periode donnée (1 année en général), avec word ou excel vous devez à chaque fois vérifier ou vous en êtes avec la numérotation, vous risquez de mettre un numéro erroné ou d’écraser votre facture word par une autre, alors qu’avec une application de facturation et géstion de stock la numérotation se fait automatiquement et pas de risque d’écraser une ancienne facture
2- L’oublie de données en général: en plus de la numérotation, modifier à chaque fois le fichier word induit strictement à une erreur un jour ou un autre, vous oubliez de modifier la date, le client, son adresse, le montant en lettre,….
3- Le calcule: en utilisant word pour facturer vous risquez de perdre du temps pour faire les calcules nécessaires, et si vous changez un chiffre vous devez refaire tout le calcule, ce prblème ne se pose pas vraiment avec excel si vous appliquez les bonnes formules
4- La disponibilité: si vous vendez une marchandise phisique, alors vous devez vous assurer de la disponibilité en stock des quantités avant de valider la vente, avec un logiciel de gestion commerciale la vérification se fait automatiquement et vous alerte en cas de non disponibilité de la quantité en stock
5- Le destockage: en utilisant excel pour suivre votre stock, vous devez faire le destockage manuellement à chaque vente ou retour, et vous risquez alors d’oublier de déstocker une marchandise ou la remettre en stock et vous aurez un état de stock érroné, une solution de facturation et gestion de stock déstock automatiquement la marchandise à sa vente et la remet en stock en cas d’avoir, une telle solution permet aussi d’alimenter le stock et connaitre le fournisseur
6- Suivre le mouvement d’un produit sur une période donnée: alors là c’est l’enfer, en tant que gestionnaire vous avez besoin de savoir des fois sur le mouvement d’une marchandise sur une periode donnée pour prendre la bonne décision d’achat et de vente, avec la méthode classique ça peux vous prendre un temps précieux pour calculer ce mouvement, alors qu’avec une solution spécialisée comme yorp, vous avez en quelques clique l’information exacte
7- modification des information: avec word et excel vous risquez de perdre des données, un autre utilisateur peux modifier des factures et vous ne pouvez pas contrôler, alors qu’avec une solution de gestion commerciale, une vente validé ne peux être annulée ou modifiée sans un autre document de justification (facture d’avoir)
8- Les statistiques: tout manager a besoin de l’information en temps réel de son activité, avec word et excel, vous devez a chaque fois enregistrer dans un tableau different vos opérations de ventes pour avoir le nombre d’opérations et le chiffre d’affaire, avec une solution spécialisée comme yorp, vous avez sur votre tableau de bord des informations importantes comme le nombre de transactions, le chiffre d’affaire et celà pour plusieurs périodes, quotidiennes, hébdomadaires et mensuelles
9- Les utilisateurs: avec word et excel vous ne pouvez pas controler qui a fait quoi, alors qu’avec une solution de vente et gestion de stock comme yorp vous donnez accès à des utilisateurs spécifiques et vous avez la possibilité de savoir qui a fait quoi
10- Le materiel: la plupart des utilisateurs de word et excel utilisent la version locale sur PC, et alors on a besoin de ce PC pour faire la facturation et la gestion de sotck, si ce PC n’est pas disponible ou qu’il lui arrive un problème vous n’avez plus accès à vos données, vous devez aussi vous en charger de sa maitenance, si c’est un simple PC c’est simple, mais si c’est un serveur alors la tâche est plus compliquée, alors qu’avec une solution en SaaS vous n’avez pas à gérer le matériel de l’application.
11- La disponibilité de l’information: avec word et excel en local sur un PC, vous devez être phisiquement au même endroit que ce PC pour facturer ou collecter des informations, contrairement à une solution en ligne comme yorp ou les données sont accessibles via un simple navigateur web de n’importe où.
